Enterprise Content Management
ארגונים רבים גילו את המשמעות של ניהול המידע הרב שהצטבר בארכיון החברה, הכולל מידע על המוצרים השונים ועל השירותים שהחברה מספקת, פרטי הלקוחות וכן השירותים השונים שסופקו לכל לקוח. מערכות קשרי לקוחות אינן משמשות לשימור כל המידע, משום שהן מכילות רשומות מבוססות לקוח בלבד, אך אינן מכילות את ארכיון הפיתוח של המוצרים השונים ואת המפרטים השונים שלהם.
מארכיב מיושן – לניהול קבצים חכם
הצורך באיתור מידע מהיר, כמו רשומות הנוגעות לטיפולן של חברות ביטוח במקרים מסוימים, רישומים רפואיים שונים, ניהול נתונים מצטברים על נכסים או על חלקות בעיר וצרכים ארגוניים נוספים הובילו לפיתוחים טכנולוגיים המחליפים את הארכיבים הידניים והממוחשבים הישנים. פתרונותEnterprise Content Management system מאפשרים איתור מהיר של המידע, השוואת רשומות מתאריכים שונים וניהול קבצים ממגוון רחב של מקורות ומסוגים שונים.
איך מקשרים בין מסד המידע משנות התשעים למידע המצטבר כיום?
אחד האתגרים הגדולים בתחום ניהול המידע הוא היכולת להתקשר עם המערכות השונות הצוברות את המידע בארגון, כמו אתר האינטרנט הפתוח לקהל הרחב, תוכנות ה- CRM, הארכיב המיושן הנמצא במקלטים ומכיל מידע משנות השישים, והיכולת לטייב את הנתונים ולקשר ביניהם. שירותי ניהול המידע המכוניםEnterprise Content Management Services מחייבים תכנון מעמיק המבוסס על כלל המערכות בהן נמצא המידע בהווה, ושימוש במערכת חכמה המסוגלת להתמודד עם כמות גדולה של מידע השמור בפורמטים שונים, ולייעל את הגישה אליו בעתיד.
נדרש אדם הבקיא במערכות הישנות והחדשות, או Enterprise Content Manager על מנת לעשות זאת באופן חכם, וכן פלטפורמות חזקות ואמינות כמו אלה של IBM על מנת לייצר פתרון מקיף ואישי המותאם לצרכים של כל ארגון וארגון. יישום נכון של Enterprise Content Managementיכול לייעל את האפקטיביות של המחלקות השונות במאות אחוזים, והמידע המצטבר בארגון – כמו גם היכולת להגיע אליו במהירות – מבטיחים שנים רבות של פעילות יעילה בתחום ניהול המידע בעתיד.
