אם פעם ניהול משרד היה כולל תיוקים אינסופיים, גריסת מסמכים, שליחת דואר בכמויות,  ביצוע דוחות הנהלת חשבונות באופן ידני, וספירת מלאי שמתישה את הגוף והנפש – הרי שכיום באמצעות הקדמה והטכנולוגיה המפותחת, ניתן לנהל את המשרד בצורה יעילה, חכמה ואטרקטיבית יותר.

ניהול משרד באמצעות כלים טכנולוגיים מאפשר חסכון בזמן, בניירת, בכסף ובכוח אדם. אבל איזה כלים וטכנולוגיות מאפשרים ניהול משרד בצורה חכמה וטובה יותר? כמה דוגמאות בהמשך.

תוכנת הנהלת חשבונות – בשנים האחרונות ניתן ליהנות מתוכנות להנהלת חשבונות שמתאימות לעסקים גדולים, גם לבינוניים וחשוב מכל: לעסקים קטנים. תוכנות און ליין להנהלת חשבונות למשל, מתאימות במיוחד לעסקים זעירים שכעת הודות לטכנולוגיה יכולים להתנהל טוב יותר.

עם התקדמות הטכנולוגיה והמחשב יש לנו אפשרות לעשות דברים שבעבר לא היינו חולמים עליהם, כאשר אחד מהם הוא הנהלת חשבונות באינטרנט, שמאפשרת בעקבות ההתפתחות להוציא חשבוניות און ליין. שליחת חשבוניות און ליין במייל ובאופן אוטומטי מסייעת לעסקים מכל סוג לחסוך את הוצאת החשבוניות הידנית, את המשלוח בדואר ואת הצורך בחתימה, וזאת משום שתוכנת הנהלת חשבונות עושה הכל עבור המשרד: החל מהוצאת חשבוניות, ניהול מלאי, דווח על הכנסות והוצאות, הוצאת קבלות וכולי.

מרכזייה חכמה – מרכזיות חכמה, הלוא הן מרכזיות IP הפכו את החיים במשרד לקלים יותר. מרכזיית IP מצמצמת בהוצאות, ניתן לשלם עליה תשלום חודשי קטן, כדי להשתמש בה לא צריך התקנה או החלפת מספרים, היא ניתנת לשימוש ללא התחייבות, והיא עוזרת להתנהל בצורה טובה יותר במשרד תוך העברת נתונים מהירה יותר בין מחשבים, וחשיפת המידע הנחוץ בצורה ממוקדת לכמות גדולה של אנשים שעובדים במשרד.

שעון נוכחות מתקדם – אם פעם שעון הנוכחות בעבודה כלל רישום ידני של שעות העובד, או מכשיר שבו מעבירים כרטיס: הרי שכיום שעון נוכחות מתקדם שניתן להורדה כאפליקציה משנה את כללי המשחק. באמצעות שעון נוכחות ניתן לנהל זמן נכון, להחתים כרטיס בקלות, לבצע ניטור שעות עבודה של עובדים, דיווח על שעות, ניהול סידור עבודה ועוד.

גיבוי בטכנולוגיית ענן – נדבך נוסף שניתן ליהנות ממנו בשל ההתקדמות הטכנולוגית הוא: גיבוי בטכנולוגיית ענן. גיבוי מסוג זה המתבצע דרך שרת ענק ששומר את כל החומרים בצורה בטוחה, מאפשר שימוש בטכנולוגיה שמגבה את כלל הפעולות שלכם, בין אם מדובר במסמכים הנמצאים במחשב, קבצים ותיקיות, ובין אם מדובר במספרי טלפון ורשימות חשובות שנמצאות בסמארט פונים ובטאבלטים.

בצורה זאת החומר המשרדי שלכם מוגן נגד כל אסון, החל מפגעי מזג האוויר, הפסקות חשמל פתאומיות ועד קריסת המחשבים. בזכות הטכנולוגיה כבר לא צריך לבצע גיבויים בכל סוף יום או לבצע גיבוי לקבצים ותיקיות.  טכנולוגיית ענן שומרת את כל החומר אצלה והוא בטוח ונוח לשחזור.

מסופונים – מסופונים גם הם מקלים על העבודה במשרד תוך שבאמצעות מסופונים מתקדמים ניתן לבצע ספירות מלאי בצורה מהירה יותר, לבצע הזמנות של סחורה, להבין מה חסר לכם במלאי, למה אתם זקוקים, ולתקשר עם סוכנים. מסופונים כיום עוזרים מאד בצמצום זמן יקר וחסכון של עבודה מפרכת כמו גם בחסכון בכוח אדם.

אז כעת שאתם יודעים מהי הטכנולוגיה שיכולה להקל עליכם בניהול המשרד, אתם יכולים לבחור לכם כמה אמצעים מתקדמים לניהול טוב יותר.