איך לכתוב מכתב רשמי שישאיר רושם חיובי
למה לכתוב מכתב רשמי? כל מה שרציתם לדעת ולא העזתם לשאול
אז אתם מחפשים להשיג משהו מעניין, מכובד ואולי אפילו קמצוץ מטריד? ובכן, הגעתם למקום הנכון! מכתב רשמי הוא לא רק עמוד נייר שאנחנו מסמנים כדי לדחוף שאלות למישהו שהפך להיות שם של מסמך. זו אמנות!
הכנת הקרקע: איך מתחילים?
ראשית, מגיע רגע האמת: כתיבה של מכתב רשמי לא מתחילה רק מהמילים עצמן אלא ממה שמחפש הקורא. חלק מהטכניקות המרכזיות כוללות:
- ההבנה של המטרה: שאלו את עצמכם – למה אני כותב את המכתב הזה? למי הוא מיועד? האם אני רוצה תמונה של איך ייראה 100% מענה?
- איזון בין פורמליות לאותנטיות: אל תהפכו את המכתב לעוד מסמך מחניק. שמרו על טון קליל, אבל אל תתפרעו.
- תזמון: יש מועד מסוים שהמכתב הזה חייב להגיע. תכננו נכון!
חלקי המכתב: מה שצריך לדעת
מה, אתם חושבים שזה רק מילים? לא, זה עולם שלם! בואו נפרק את מבנה המכתב הרשמי בצורה קצת יותר מעמיקה:
1. השורה העליונה: פרטי השולח
תחילו את המכתב עם פרטי השולח. הכניסו שם, כתובת ופרטים נוספים כמו טלפון וכתובת דוא"ל. לא בא לכם להיות ברשימת הממתינים לקבל תשובה?
2. תאריך
כמובן, אל תשכחו את התאריך! אחרת, המכתב ייראה כאילו נשלח מהעבר. צד חמוד, אבל לא רלוונטי.
3. כתובת הנמען
מה יותר נעים מלציין למי אתם פונים? גם אם מדובר באדם שמדבר בשפת האדמה החמה.
4. פתיחה
וכאן מגיע הרגע שבו אתם מדברים עם המקבל. תשתמשו בביטוי כמו “למנהל בית הספר” או “לגברת שושנה”. כאן חשוב לשמור על כבוד, גם אם שושנה קפצה גדר לפינוקים.
5. גוף המכתב
עכשיו מתחילים באמת. כאן אתם מציגים את הגורם לכתיבה. אל תעמיסו – שיהיה ברור, נעים וקשור לנושא:
- תמצאו את הבעיה: אם יש לכם בעיה עסקית או אישית, הציגו אותה בצורה תמציתית.
- הציעו פתרון: פשוט, נכון? אין טריק בכל העניין.
6. סיום
השלב הסופי. הסתיים את המכתב עם “בברכה” או “ תודה מראש”. הבהרה היא המפתח להצלחה.
טיפים לכתיבה מכתב רשמי שכולם ידברו עליו
- עניין הוא המלכה! – אל תשתעממו. הוסיפו פסקה שונה או משפט עם הומור קל.
- דווקא משאירים שאלה: מה יקרה אם לא נקבל תשובה? עזבו את המאיים, הציבו שאלה מעניינת.
- תצוגה גרפית: מה הקטע? אל תשכחו לשמור על רווחים ופסקאות ברורות.
- לשלב קווים משיקים: איך המכתב שלכם משתלב בנעשה סביב? מתי אוכל להרגיש חלק מהותי בתזמון המילוי?
מה נדרש מעורך דין במכתבים רשמיים?
עורכי דין נוטים לכתוב מכתבים כמו שעבדו על רומן מצליח. עד שתגיעו בהצלחה לרשימה שלהם, השתמשו בטיפים הבאים:
- שפה ברורה: תקשרים את האינפורמציה בצורה הכי ברורה.
- לא מעגלים פינות: אל תתפתו לעגל פינות. צניעות יכולה להיות לא, אבל יש לקבוע גבולות.
- נציבות בהירות: תוסיפו תמיד קו תחתון על מה שחשוב.
- שאלות ללקוח: מה עובר על הלקוח שלכם? מה היא באמת רוצה?
שאלות שכדאי לשאול לפני שליחת מכתב רשמי
האם קרה לכם לצפות בתגובה מבלי לדעת סוג המכתב שכתבתם? אני בטוח שכן. וזו הסיבה לתשובות הבאות:
שאלות ותשובות
- שאלה: מה לעשות אם אני מפחד לא לקבל תשובה?
- תשובה: הוסיפו תאריך יעד לתשובה במכתב.
- שאלה: האם אפשר להיות מדי ידידותי?
- תשובה: בהחלט, עד גבול מסוים. זכרו, מדובר במכתב רשמי.
- שאלה: איך מתמודדים עם נוסחאות קבועות?
- תשובה: קראו בספרים והשתמשו בהן כבסיס, אבל תוסיפו טאצ' אישי.
- שאלה: מה קורה אם המכתב לא גורם לתגובה?
- תשובה: אל תתייאשו! שלחו מכתב תזכורת מנומס.