הודעה לעובד: מה חובה לדעת לפני שחותמים

כיצד לכתוב הודעה לעובד כך שלא תיפול לידיים הלא נכונות?

אז אתם העובדים של המאה ה-21. אתם לא רק מנכ"לים דלוקים או נתוני מכירות, אלא גם שפים ברמה גבוהה של תקשורת. בין אם מדובר בשיחה של הדקה ה-90 או במייל שאף אחד לא יקרא, ההודעות שאתם שולחים יכולות לשנות הכל. האם תהיתם פעם על הכוח של הודעה פשוטה? ההודעות שלכם יכולים להרשות לעצמם להיות קלילות, מצחיקות, ואפילו חכמות. תאמינו או לא, גם בעולמות המשפט ועריכת הדין, יש לזה משמעות.

מה זה בעצם הודעה לעובד?

הודעה לעובד היא כמו פיצה דליקטס – ציפויים שונים ואפשרויות בלתי נגמרות. בקיצור, זהו כלי תקשורתי מיוחד שמטרתו ליידע את העובדים על הנעשה בעסק או בארגון. האם זה סוף שבוע של פיקניק? הבן של המנהלת חוזר ממצרים? או שסתם יש שינוי בזמני העבודה. ההודעה עשויה לכלול מידע חשוב ואפילו עדכונים על מדיניות חדשה. תחשבו על זה רגע – הודעה לא נכונה, ופתאום עובד עשוי לחשוב שיום שני הוא יום המנוחה הראשון שלו! לא נעים!

מה לכתוב? טיפים לכתיבה אפקטיבית

1. פשטות היא המפתח

לא צריך להיות שייקספיר כדי לכתוב הודעה לעובד. תראו, כולם מאוד עסוקים, אז עדיף לכתוב בצורה ברורה ולחזור על המסר המרכזי.

2. הומור, הומור והומור

אם אתם יכולים לגרום למישהו לחייך – עשיתם את שלכם. אל תהססו להשתמש בטון קליל, במיוחד אם מדובר בהודעות שגרה.

3. לעדכן ולא לשכוח

הודעות לא מתעדכנות מעצמן. בואו נדאג לידע העובדים בכל מה שהשתנה, בלי לפספס את הפרטים הקטנים.

שאלות ותשובות על הודעות לעובדים

• ש: מה כדאי לכלול בהודעה?
  ת: פרטים מדויקים, המלצות לטיולים שמומלצות בזמני עבודה, וכל דבר שצריך לעדכן את העובדים עליו.
• ש: האם כדאי להשתמש בהומור?
  ת: בהחלט! הומור יכול להפוך הודעה משעממת למשהו שכולם רוצים לקרוא.
• ש: מה אם אני לא בטוח איך לנסח את זה?
  ת: תשאלו מישהו! תמיד טוב לקבל חוות דעת לפני שליחה.
• ש: איך אני יודע אם ההודעה התקבלה?
  ת: צרו קבוצת ווטסאפ. לדברים החשובים, תמיד טוב לפתח קשרים טובים.
• ש: האם כדאי לשלוח הודעה גם ביום שישי?
  ת: אם זה חשוב, כן! אבל אם יש מייל שבועי – אולי אפשר לחכות לשבוע הבא.

מתי לשלוח את ההודעה?

המומחים ממליצים שהזמן הנכון לשלוח הודעה הוא בדיוק כמו שניצל פריך – צריך שיהיה חם ורך. תקשיבו לקצב העבודה, ותמצאו את הזמן הכי טוב לתקשורת. האם יש לכם סרטונים מצחיקים לשלוח? אולי אחרי שעה של ישיבות לא נגמרות? זו יכולה להיות הזדמנות להראות שהחיים לא רק עבודה.

מה לא לעשות בהודעות לעובדים?

• להתבלש: אל תרשמו הודעות ארוכות מדי. קצר, קולע וברור.
• לגזול זמן: לא להעביר שעות בהסברים שאין להם סוף.
• לשכוח את הקוראים: תמיד לחשוב על מי שקורא. עשה להם חיים קלים!

הדוגמאות הכי מצחיקות להודעות לעובדים

כדי להדגיש את הכוח של ההודעות, כדאי להסתכל על דוגמאות. אז בואו נתחיל:

1. “קולגה, אל תשכח את הקפה!”

שולחים הודעה לקולגה שגם ככה מלא בעבודות – “אל תשכח את הצום של הקפה שלי подросла!” – ייתכן שזה יגרום לו לחייך, ולא ישכח את הכוס.

2. “יום שבת – לא יותר לעבודה!”

מה דעתכם לשגר הודעה של “לא תכננתי לעבוד ביום שבת, ואם אני אראה מישהו מהקולגות שמוודא את זה, מחכה לכם פיצה!”

לסיכום

בסופו של דבר, הודעה לעובד היא לא סתם טקסט. היא כלי תקשורתי שצריך להתייחס אליו בכבוד. זה מרגש ומקנה קשרים בעבודה. בשילוב הומור ויכולת תקשורת נכונה, אתם תצליחו להעביר את המסרים שלכם בצורה טובה יותר. אז כשתהיו במצב של לנסח הודעה – פשוט תהיו עצמכם!

כמו בבחירת משפט מפתח במהלך חקירה – זכרו, הודעה ככלי עבודה יכולה להיות הכל! אתם רק צריכים לדעת איך להשתמש בה נכון.