כך קובעים פגישה בזום בקלות וביעילות

המדריך השלם לקביעת פגישות בזום: איך להימנע מפדיחות?

בשנים האחרונות הפך זום ליישום הפגישות המועדף על רבים. מהגדרות טכנולוגיות לא ברורות ועד שלב ה"שיתופים", פגישות בזום הגיעו כדי לקבוע סדרי יום, לקדם פרויקטים ולצחוק על מסנני הפנים (כי, בואו נודה בזה, מי לא אוהב פילטר של חתול?). אז איך בדיוק קובעים פגישה בזום בלי להיראות כמו חובבן? הנה המדריך המלא, עם טיפים ועצות מצחיקות שיגרמו לכם לצחוק בכל הנוגע לפגישות העסקים שלכם!

שלב 1: אישור הנחיצות – כי זמן זה כסף!

לפני הכל, לפני שאתם שולחים מייל לכולם עם ההזמנה, חשוב לבדוק האם הפגישה באמת נחוצה:

• האם זה אפשרי לפתור את הבעיה בווטסאפ?
• האם ההחלטות שנדרשות מהפגישה לא יכולות להתקבל במייל?
• האם מדובר בקבלת פידבק או בהתקדמות על פרויקט?

אם התשובה שלכם היא לא ברור (או "מה זה זום?"), כנראה שכדאי לשקול שוב את הפגישה.

שלב 2: בחירת התאריך והשעה – תעברו על לוח השנה!

חבר'ה, אין יותר עצבני מהסיטואציה שבה אתם קובעים פגישה, ובסוף כל אחד מהם לא זמין. אז מה עושים?

• בדקו את לוח השנה שלכם לפרטי פרטים (ואם אפשר, גם את לוח השנה של הצד השני).
• הציעו כמה חלונות זמן, כמו במסעדה – “מה אתם מעדיפים, 14:00 או 16:00?”
• ודאו שאין חגים, מופעים או הרמות כוסית שיפריעו לנו.

אם אתם רואים שמישהו אומר "אני לא פנוי" במהלך השיחה, ייתכן שהגיע הזמן לברוח!

שלב 3: יצירת קישור לזום – איך אנחנו בעולם האינטרנט?

סבבה, הכל מוכן, ועכשיו אתם בשלב יצירת הפגישה.

• כנסו לאתר זום, לחצו על "Schedule a Meeting".
• תנו לפגישה שם שיראה מקצועי – “פגישה על אודות גוגל” או “שיחה על עתיד הדיגיטל”.
• הכנסו את התאריך והשעה שבחרתם (אל תשכחו להשאיר את כפתור 'וידאו' על 'On' – אחרת מה זה שווה?).

וכמובן, תוודאו שיש לכם קישור לפגישה לא לפני שאתם שולחים אותו! הדבר הרע במיוחד הוא לשלוח את הקישור הזה לאחר שהכל מוכן את הפגישה!

שלב 4: שליחת ההזמנה – אבל לא קישור רגיל!

כבל אוהבים להיות יצירתיים – עשו טיזר במייל שאתם שולחים. לדוגמה:

• “האם אתם מוכנים לשמוע על המספרים החדשים?”
• “בואו נעשה פגישה ונדבר על מה שחשוב!”

אל תשכחו לכלול את קישור הזום, תאריך, שעה וכל פרטי משקה חמים שתרצו לשתף באמצע הפגישה.

שלב 5: הכנה מוקדמת לפגישה – אל תשכחו את הטיפים הקטנים!

כשהשעון מתקתק, כדאי להזכיר לעצמכם כמה טיפים שיכולים לשדרוג את הפגישה שלכם:

• וודאו שהמצלמה עובדת – אף אחד לא רוצה להתחיל פגישה עם התמונה מ-2015!
• תאורה זה חשוב – נסו לא לשבת עם הגב לחלון כדי שלא תיראו כמו שדים.
• בדקו את המיקרופון – בקרוב תגלו שהשכן שלכם לא מקשיב לכולם.

שאלות שיכולות לעלות על הדעת:

• מה אם המחשב שלי קורס באמצע הפגישה?
• וכשגונבים לי את התמונה שלי?

הכי חשוב לא לשכוח לבדוק הכול בזמן!

שלב 6: במהלך הפגישה – איך לא להיתפס בלתי מבוסס?

אז אם הגעתם לפגישה, יש כמה דברים שאתם חייבים לעשות כדי להראות טוב:

• אל תדברו מדי מהר, תנו לאנשים להבין אתכם.
• אם אתם מתכוונים לשתף מסך, תוודאו שלא יהיה שם שום דבר שהייתם מתביישים שיראו.
• אל תשכחו להקשיב! גם כשאתם לא מדברים – זה חשוב.

אם מישהו שואל שאלות קשות, תנו את התשובה המקצועית, ואם הכל כשל – זה הזמן לדבר על הסיכונים של טכניקות די אז מהותיות!

שלב 7: סיום הפגישה – אל תהיו הקול שכולם שונאים!

כשהפגישה מתקרבת לסיומה, כדאי לסיים בצורה מקצועית.

• תודה לכולם על הזמן שלהם.
• אם יש מסמכים נוספים לשלוח לאנשים, היזכירו, כמו "שלחתי את המידע במייל".
• ודאו שהכל סודר, גם אם לא כולם מסכימים.

שאלות אחרונות שיכולות לעורר:

• מה קורה כשפגישה נמשכת יותר מדי?
• איך להימנע מפגישות שמעלות תהיות?

המסקנה הסופית: קביעת פגישה בזום יכולה להיות חוויה מהנה!

כמו שכל אחד יודע, קביעת פגישה בזום יכולה להיות המשימה הכי פשוטה (או הכי מורכבת!). ברגע