כיצד לנהל שיחת שימוע בצורה מוצלחת ואפקטיבית
איך לנהל שיחת שימוע: מדריך שיחתי שיכול לשים אתכם על המפה!
שיחת שימוע, מה זה בעצם? תחשבו על זה כמו פגישה חשובה עם רשות רבת השפעה. זה כמו לחכות בתור לפיצה, רק שאם לא תדברו כראוי, אתם עלולים לצאת עם משולש חסר גבינה. אז בואו נצלול לתוך הנושא המרתק הזה, כי מי לא רוצה לדעת איך להרשים את המנהלים, הלקוחות או כל אדם עם שלט “לא לפנות” שמעבר לדלת הכניסה?
מה זו בעצם שיחת שימוע?
אז לפני שנתחיל במדריך, בואו נבין מה זה בכלל שיחת שימוע. שיחת שימוע (או, בשפה המשפטית, “שיחת הפגנה”) היא הזדמנות עבורכם לגייס את כישורי השכנוע שלכם ולהציג את עמדותיכם לפני שמישהו מחליט על מהות הגורל שלכם (או של העסק שלכם, תלוי מה יותר חשוב לכם). שיחות שימוע נפוצות במגוון תחומים: מטעויות בעבודה, דרך חובות כספיים אפילו ועד לשיחות עם בוס שבדיוק גילה שהכנתם ממבו ליום ההולדת שלו בלי הזמנה.
איך מתכוננים לשיחת שימוע?
אוקי, אז מה עושים לפני שהתחלתם את השיחה? יאללה, טיפ מס’ 1:
- חקר, חקר וחקר! – כמו שאתם לא נכנסים לשיחה על פיצה בלי לדעת מה טעים, כך אל תיכנסו לשיחה בלי לדעת על מה מדובר. אוספים נתונים, מתכוננים עם עובדות ומידע.
- באמת חשוב לכתוב מה אתם רוצים להגיד. – אל תסמכו על הזיכרון שלכם בזמן לחץ! כתבו טיוטה של מה אתם רוצים להביא לשיחה, כדי שהמוח לא יכבול אתכם.
- רגש זה חשוב! – הראו רגש, אבל אל תגזימו! תדאגו להיות מעורבים רגשית, אך אל תתנו לעצבונות לסחוף אתכם.
בין רגש לרציונל — איך לנהל את השיחה?
עכשיו, כאשר יש לכם את כל המידע והרגש, הגיע הזמן לדבר. איך עושים את זה נכון? מהי הלאה?
- פתיחה חמה וקלילה. – התחילו את השיחה בברכת שלום חמה כמו “היי, תודה על שהקדשתם לי זמן. אני כאן כדי לדבר על…”. טפיחו על שכם של המנהל אם אפשר (רק אם הוא לא הרגיש רע אתמול).
- חשוב על השפה שלך. – השתמשו בשפה ברורה ומובנת. אל תפלאו לזרוק מילות באז לא הכרחיות. כן, הן אולי נשמעות מגניבות, אבל בסוף תהיה בעיה להבין מה רציתם לומר.
- תשובות לשאלות. – ודאו שאתם עונים לשאלות באופן ברור. אם אתם לא יודעים את התשובה, אל תמציאו – פשוט אמרו “אני לא בטוח, אך אצור קשר ואלווה את זה”.
- ככל שמתקרבים לקטע המניע לחיים. – פתחו את השיחה למה אתם רוצים שהשיחה תוביל. לא משנה אם מדובר בהבנת עמדות, פתרון בעיות או הצעה למשהו חדש.
שאלות ותשובות שעלולות לצוץ
שאלה 1: מה לעשות אם הבוס שלי מתחיל להתעצבן?
תשובה: גלו אורך רוח. נסו להבין מניין נובעים הכעסים שלו, בעיקר אם מדובר על משהו שאפשר להסביר.
שאלה 2: האם כדאי להתעכב על טעויות שעשיתי?
תשובה: אין צורך להוקיע את עצמכם על טעויות עבר. אם זה רלוונטי ירדו על זה בקצרה והעבר את השיחה למקום חיובי.
שאלה 3: אני ממוקד במטרות, איך להדגיש את זה?
תשובה: מראה שזה חשוב לכם, תנו דוגמאות מובהקות כדי להראות איך נעשה השיפור בעסק בלעדיכם.
שאלה 4: האם עליי להביא עותק של המסמכים?
תשובה: מאוד מומלץ. כך יהיה קל יותר להניח טיעונים ותוכניות על השולחן.
שאלה 5: מה לעשות אם לא אני צריך להרגיש נעים?
תשובה: זכרו, התמקדות נעימה בכוחות שלכם עשויה לעזור. אל תתנו לרגשות הנכונים להפרה את השיחה.
סיכום: אז מה למדנו מכל זה?
שיחת שימוע יכולה להיות דבר מפחיד גם למומחים ביותר, אבל היא גם הזדמנות להציג את עצמכם במלוא תפארתכם. אם תתכוננו היטב, תדברו באומץ ותשמרו על כנות, עשיתם את הצעד הנכון. ואל תשכחו, הכל בסוף זה מה שאתם רוצים להוריד על השולחן, אז תפקדו כמו שאתם בונים פאזל – כנסו הכל לרמה כיפית והמוח שלכם יעבור לסוויץ' הנכון. עכשיו, צאו שם ולהצליח!