איך תנהלו את המסמכים שלכם בצורה חכמה

אם בעבר, רוב המסמכים שלנו היו ממוקמים בתיקיות על שולחן העבודה ומדפים שונים, כיום הקדמה הטכנולוגית הביאה למהפכה בתחום. רוב המסמכים הינם מסמכים ממוחשבים והניהול של אלו נעשה לרוב בתיקיות המוקמות, מנוהלות וממוקמות במחשב. מאמר זה יגולל בפניכם אודות הנקודות החשובות בתחום ניהול מסמכים.

ניהול מסמכים- מדוע זה כה חשוב?

ניתן לומר כי "סדר" היא מילת המפתח וחלק בלתי נפרד מהצלחתו של כל ארגון. ניהול נכון של מסמכים יאפשר למצוא את המסמכים במהרה ועל ידי כך להאיץ תהליכי לקוח ותהליכים עסקיים שונים. בעשור האחרון מוצעות לצרכנים העסקיים וכן למגזר הפרטי מערכות ותוכנות רבות המיועדות לניהול של מסמכים. כאן, חשוב לבדוק מה הם הצרכים שלכם טרם הבחירה במערכת או התוכנה המתאימה לכם.

בחירה נכונה של מערכת ניהול מסמכים

יש לקחת בחשבון כי מערכות רבות המוצעות לחברות ועסקים בינוניים ומעלה הן מערכות מדף או מערכות מורכבות אשר משלבות מספר מודולים , ביניהם גם אפשרות לבחור במודול אשר ממלא את כל הפונקציות של ניהול המסמכים בעבר (ארכיון מסמכים), בהווה ובעתיד. כאן חשוב לוודא כי אתם בוחרים במערכת אשר תוכל לשמש אתכם לאורך זמן וכן במערכת עליה יש אחריות ותמיכה טכנית.

הדברים החשובים ביותר במערכת, מודול או online casino תוכנה המציעה ניהול מסמכים הם הפונקציות האפשריות. כאן חשוב לוודא מערכת ניהול מסמכים מאפשרת את הדברים הבאים:

• דינאמיות- שתהיה לכם אפשרות לשנות את סדרי העדיפויות שלכם בנוגע למסמכים בהתאם לסדרי העדיפויות של העסק בתקופות שונות.
• ארכיון- יש לוודא כי המערכת מאפשרת העברת מסמכים פשוטה אל הארכיון וכי הארכיון בנוי בצורה בה יהיה מספיק מקום פנוי לאחסון כל המסמכים.
• פורמטים- יש לוודא כי המערכת בה אתם בוחרים תומכת בכל הפורמטים.
• תמיכה בפונקציות חיצוניות- חשוב מאוד לבחור במערכת אשר מסוגלת להתאים את עצמה ולפעול עם ציוד ומערכות חיצוניות, כמו למשל סורק, פקס ועוד.