סריקת מסמכים דיגיטלית לעסקים
בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים פרטיים ועסקים משתמשים בשירותי סריקת מסמכים וזאת משום היתרונות הרבים של פעולה זו. מאמר זה יגולל בפניכם אודות היתרונות הרבים של פעולת הסריקה.
מהי סריקת מסמכים?
סריקה של מסמכים משמע הפיכת צילום, מכתב או כל מסמך אחר לקובץ דיגיטלי המופיע במחשב של הסורק. קובץ זה יכול להישלח לכל אדם אחר באמצעות המייל או באמצעות כל תוכנה אחרת הכוללת החלפת קבצים. בשנים האחרונות ניתן לראות כי המגזר הפרטי קונה מדפסות הכוללות בתוכן מכונת צילום וסורק. לעומת זאת, עסקים המחזיקים בכמות ניכרת של מסמכים קיימים הממלאים שטח אחסון גדול פונים אל חברה אשר מבצעת עבורם סריקת מסמכים מקצועית ועל ידי כך הם שומרים את כל המסמכים בצור דיגיטלית ומסודרת ויכולים לשלוף אותם מבסיס הנתונים כל אימת שהם מעוניינים בזאת.
יתרונות הסריקה
- שחרור מקום- ניתן למחזר את כל הנייר ולפנות מקום אחסון רב. במקום זה ניתן להשתמש לדברים יעילים יותר, כמו למשל משרד חדש למנהל או משרד לכמה עובדים.
- עמידות- כל המסמכים הסרוקים נשמרים למשך שנים, שכן להבדיל מנייר הם אינם מתבלים או נקרעים.
- דיוק וחתימות – הסריקה היא למעשה צילום מדויק של הדף ולכן ניתן להתבסס על המקור הסרוק ואף להטביע עליו חתימה דיגיטלית אשר הופכת אותו למסמך חוקי.
- המרה- יש אפשרות להמיר את המסמך הסרוק בפורמט אחד לפורמט וורד ועל ידי כך לבצע בו שינויים ועריכה מחודשת.
- חסכון בזמן- ניתן לשמור את המסמכים הסרוקים על פי שם בספריה במחשב ועל ידי כך לשלוף אותם בצורה מהירה ומסודרת.
לסיכום, קיימים יתרונות רבים לשימוש בשירות סריקת מסמכים. חשוב לבחור בחברה בעלת ניסיון אשר יכולה להבטיח סריקה באיכות גבוה, אינדוקס של כל המסמכים שנסרקו, מחירים משתלמים וכמובן שהחברה תהיה אמינה וחוקית.
