חשבונית דיגיטלית

איך חשבונית ירוקה חוסכת כאב ראש בעסק

אז כמו הרבה בעלי עסק גם אני התחלתי את העסק של עם פנקס קבלות מנייר, האמת שהוצאתי אפילו נחמד כזה עם הלוגו שלי והוא שימש אותי תקופה.

אבל לאחרונה הגעתי למסקנה שכדאי להתקדם הלאה, בכל זאת 2017 עכשיו ואי אפשר להישאר מאחור, כלומר תיאורטית אפשר אבל אני לא בטוח שאני רוצה.. 🙂

מאז שגיליתי שירות להוצאות חשבונית מס ירוקה, הרבה יותר נוח לי מהרבה סיבות, שחלק גדול מהם אפשר לקרוא במאמר הבא שמשווה בין מערכות ושירתים להוצאת חשבונית ירוקה שונות.

אני אפרט חלק מהסיבות שהנחו אותי.

 

תהליך הוצאת קבלה בעבר

אם למשל הייתי עובד עם עסק מרוחק הייתי צריך לחשוב איך בסוף החודש לשלוח לו חשבונית וקבלה בסוף החודש לאחר שביצעתי את העבודה החודשית וקיבלתי עליה תשלום.

זה תהליך שהיה דורש ממני לוודא עם הלקוח את הסכום שהוא משלם לי, לקבל תשלום ולחכות שהוא יעבור לחשבון שלי. לאחר מכן צריך היה כמובן להוציא לו מסמך על קבלת התשלום שכולל הדפסה של המסמך, הכנסת מכתב, ביול וכמובן ללכת לשלוח את המכתב.

במקרים מסוימים ייתכן והמכתב עם הקבלה לא יגיע אליו בכלל בדואר, ואז היה צפוי שפתאום אקבל טלפון אחרי שבוע שבועיים "תגיד שלחת לי את הקבלה?"  ואז הייתי מוצא את עצמי הולך לפנקס הקבלות לבדוק שאכן הוצאתי את הקבלה.

אם אכן הוצאתי לו קבלה / חשבונית עכשיו צריך ליצור קשר עם יועץ המס שלי די להבין מה לעשות במצב כזה. ייתכן שבמצב כזה נחכה עוד כמה ימים, בזמן שאנחנו מחזיקים אצבעות שהקבלה אכן תגיע ללקוח.

אם היא לא הגיע תוך זמן כלשהו (נניח שבוע נוסף) נצטרך לעבור לשלב הבא, יצירת מסמך ביטול ויצירת קבלה ושליחה שלה שוב בדואר. ומה עכשיו? בטח ניחשתם צריך שוב לחכות שבוע ולראות עם הלקוח קיבל את הקבלה החדשה.

 

התקדמתי לשירות שמוציא חשבונית ירוקה

למעשה התהליך שתיארתי למעלה היה היפותטי, כי רק המחשבה עליו גרמה לי למצוא דרך יעילה יותר להוציא מסמכים חשבוניים ללקוחות.

שהתחלתי באמת לעבוד עם לקוחות מרחוק, המחשבה שאצטרך לעבור מידי פעם חלק או אפילו את כל התהליך הוצאת המסמכים כפי שתיארתי למעלה, נראה לי ממש מייגע. אבל בכל זאת צריך לעבוד בצורה מסודרת ולהוציא מסמכים נכון?

אז בטח ניחשתם כבר שהפתרון שמצאתי הוא לבדוק מערכות שונות שמאפשרות הוציא חשבונית דיגיטלית ללקוחות. אחרי בדיקה של כמה וכמה מערכות החלטתי על מערכת מסוימת ונרשמתי אליה.

עכשיו לאחר שהלקוח מעביר לי כסף על העבודה החודשית אני ניגש למערכת הוצאת החשבונית הירוקה, אם מדובר בלקוח קבוע אני בוחר אותו והמערכת מזינה כבר את כל שאר הפרטים שלו. נשאר לי רק להזין סכום ותיאור עבודה קצר לאשר והמסמך נשלח ללקוח. זהו!

הלקוח מצידו מקבל בתוך כמה שניות אימייל עם קישור להורדה של הקבלה הדיגיטלית ששלחתי לו, הוא יכול להוריד בקלות את המסמך למחשב שלו ואף לשלוח בקלות לרואה החשבון שלו העתק על מנת לקבל החזר הוצאות לעסק.

ומה קורה אם במקרה הלקוח לא קיבל את האימייל?

מאוד פשוט תמיד אפשר לשלוח לו שוב את הקבלה שהוצאתי במייל ואפילו למייל אחר אם צריך ותוך כמה שניות (גג דקות) הוא יקבל את העתק של הקבלה שלו.

ותחשבו על זה שחוץ מהנוחות לי וגם ללקוח, להוציא חשבונית ירוקה בדרך הזאת, זה הרבה יותר חדשני ועושה רושם טוב יותר של הלקוח לעומת התעסקות עם ניירת ומכתבים שהוא צריך בזמן ששולחים לו קבלות או חשבוניות מנייר.

 

ומה הלאה?

למעשה בעתיד אני שוקל גם לקבל לחייב לקוחות בעזרת אשראי. חלק גדול מהמערכות להוצאת חשבונית דיגיטלית יכולות לעזור גם בזה בכך שהם יאפשרו לי לחייב את הלקוח כבר מתוך המערכת ולהוציא לו חשבונית ירוקה באופן אוטומטי.

גם האפשרות הזאת צפויה לחסוך לי זמן כי אני אצטרך לעבוד עם שתי מערכות שונות, אחת שתבצע חיוב והשני שתוציא לי חשבונית ללקוח. זה חשוב גם אם מקבלים תשלום מרחוק ובבטח שמקבלים תשלום כשהלקוח לידך ולא צריך לעקב אותו בקבלת התשלום.

כן אז מסתבר שאפשר לחסוך זמן בעסק בקלות, אין סיבה לעבוד קשה בהתעסקות בהוצאות חשבוניות או קבלות סטנדרטיות כשיש אפשרות היום להוצאת חשבוניות ירוקות בקלות.

זה גם כדאי במיוחד כשיש הרבה מערכות שמאפשרות לנו להוציא חשבוניות דיגיטליות לא רק בקלות אלה גם במחיר משתלם שבחישוב הכולל (של המכתבים והבולים והזמן שציינתי למעלה). למעשה בהרבה מקרים בדרך הזאת אף נחסוך כסף אפילו שאנו משלמים על השירות.

אז זה הטיפ שלי, מקווה שזה יעזור לכם להחליט באיזה דרך אתם רוצים להוציא חשבוניות וקבלות ללקוחות שלכם.

כתוב/כתבי תגובה